Sistema para optometristas: o que é e como escolher o seu

A ficha de papel resolve bem a primeira consulta. O problema aparece um ano depois, quando o paciente volta e você precisa achar a refração anterior para comparar, ou quando três pacientes faltam na mesma tarde porque ninguém lembrou de avisar. Um sistema para optometristas existe para resolver essas duas coisas, e várias outras que tomam tempo do consultório.

Este guia explica o que é esse tipo de sistema, o que ele precisa ter e como testar um antes de assinar.

O que é um sistema para optometria

É um software que reúne a rotina do consultório de optometria em um só lugar: agenda, cadastro de pacientes, prontuário optométrico, receituário, documentos e comunicação com o paciente. Em vez de fichas, planilhas e mensagens enviadas uma a uma, tudo fica registrado e ligado ao paciente.

Hoje a maioria funciona na nuvem. Você acessa pelo navegador, no computador do consultório ou no celular, e os dados ficam guardados em servidores com backup, e não em um único computador.

Por que um sistema genérico de clínica não serve

Sistemas de gestão de clínica foram feitos para médicos, dentistas ou fisioterapeutas. A agenda funciona, mas o prontuário não tem o que a consulta optométrica pede: esfera, cilindro, eixo e adição para cada olho, acuidade visual com e sem correção, ceratometria, biomicroscopia, tonometria e a conduta do optometrista.

Sem esses campos, a refração vai para um campo de texto livre. Aí o histórico deixa de ser comparável, a receita precisa ser digitada de novo e cada optometrista registra de um jeito. Um sistema para optometria tem esses campos prontos e usa o que foi registrado na consulta para preencher a receita.

O que um bom sistema para optometristas precisa ter

1. Prontuário optométrico completo e com histórico

Os exames que você faz no dia a dia precisam ter campo próprio: anamnese, autorrefração, refração, acuidade visual, biomicroscopia, ceratometria, lentes de contato. E o histórico precisa mostrar as consultas anteriores lado a lado, para você ver a evolução do grau sem procurar em pastas.

Vale conferir também se o sistema segue o roteiro de consulta do
POP-Optometria da CBOO, o procedimento operacional padrão da profissão.

2. Receituário preenchido a partir da consulta

A receita deve sair com a refração que você acabou de registrar, com o logotipo e os dados da sua clínica, sem redigitar nada. Além da receita de óculos, você vai precisar de receita de lentes de contato, declarações, termos e encaminhamentos.

3. Agenda que funciona em mais de um lugar

Muitos optometristas atendem em duas ou três clínicas ou óticas. O sistema precisa mostrar a agenda de cada lugar sem misturar pacientes, e permitir que você entre em todas com o mesmo login.

4. Lembretes por WhatsApp com confirmação

É aqui que o sistema mais se paga. O paciente recebe a confirmação quando a consulta é marcada e um lembrete na véspera. O melhor modelo é o que deixa o paciente confirmar ou cancelar com um botão, e atualiza a agenda sozinho. Assim você sabe na véspera quem vem e pode oferecer o horário vago para outro paciente.

Pergunte também se o sistema avisa o paciente quando chega a data de retorno. É o paciente que volta todo ano que sustenta o consultório.

5. Agendamento online

Um link público com os horários livres da sua agenda, para o paciente marcar sozinho a qualquer hora, inclusive à noite e no fim de semana. Confira se o sistema confirma o agendamento antes de ocupar o horário, para evitar marcações falsas.

6. Acesso para a atendente, com limites

Se você tem atendente, ela precisa cadastrar pacientes, marcar consultas e organizar a fila de espera, mas não precisa ver tudo. Cada pessoa deve ter o próprio login e ver só o que a função permite.

7. Segurança e LGPD

Prontuário guarda dados de saúde, que a LGPD trata como dados sensíveis. Antes de escolher, pergunte:

• O acesso é feito por conexão segura (HTTPS)?
• Cada pessoa tem o próprio login?
• O sistema registra quem alterou cada prontuário e quando?
• Há backup automático?
• Consigo exportar todos os dados da clínica se um dia quiser trocar de sistema?

A última pergunta é a mais esquecida. Os dados dos pacientes são seus, e você precisa poder levá-los.

8. Preço claro e teste grátis

Desconfie de sistema que só mostra o preço depois de uma ligação com o vendedor. Veja também se o preço muda com o número de pacientes ou de profissionais: um plano barato com limite de pacientes pode ficar caro quando o consultório cresce.

E teste antes de assinar. Duas semanas é um bom prazo para atender pacientes reais e ver pelo menos um ciclo de lembretes funcionando.

Como testar um sistema em 14 dias

Um teste em que você só olha as telas não mostra muita coisa. Para saber se o sistema serve, use-o na rotina:

1. Dia 1: cadastre a sua clínica e os pacientes da semana. Se você já tem pacientes em outro sistema ou em planilha, pergunte se a empresa faz a importação.
2. Primeira consulta: registre uma consulta completa no sistema, do começo ao fim, e imprima a receita. Marque quanto tempo levou.
3. Lembretes: ligue os lembretes por WhatsApp e acompanhe se os pacientes da semana confirmaram.
4. Atendente: se você tem uma, peça para ela marcar algumas consultas sozinha.
5. Fim do teste: compare o tempo de consulta com o da ficha de papel e conte quantos pacientes confirmaram pelo WhatsApp.

Se algo travar, fale com o suporte durante o teste. A resposta que você recebe ali é a que vai receber depois de assinar.

Perguntas para fazer antes de assinar

• O preço muda com o número de pacientes, profissionais ou clínicas?
• O WhatsApp está em todos os planos ou só nos mais caros?
• Consigo exportar todos os meus dados? Em que formato?
• Quem dá o suporte, e por qual canal?
• Há quanto tempo o sistema está em uso, e por quais consultórios?

Sobre o Optom

O Optom é um sistema para optometristas usado em consultórios de optometria desde 2017. Nasceu da rotina do optometrista Yuri de Melo, do Centro Primário da Visão, em Goiânia, um dos elaboradores do POP-Optometria da CBOO.

• Prontuário optométrico com mais de 350 campos e histórico do paciente.
• Receituário optométrico preenchido com a refração da consulta e com a marca da sua clínica.
• Lembrete de consulta por WhatsApp: o paciente confirma ou cancela com um botão.
• Agendamento online com os horários livres da sua agenda.
• Exportação de todos os dados da clínica a qualquer momento, e
  trilha de auditoria em cada prontuário.

O plano BASIC custa R$ 85,00 por mês e o PRO, com os lembretes por WhatsApp e o agendamento online, R$ 125,00 por mês, sem limite de pacientes. Se você já tem pacientes cadastrados em outro sistema ou em planilha, nós fazemos a importação.

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